Ficha de aptidão: o que a lei exige e como digitalizar

A ficha de aptidão é o documento que fecha cada consulta de medicina do trabalho. É onde o médico do trabalho declara se um trabalhador está ou não apto para a função que desempenha. Sem ela, o exame não produz efeito legal: é a ficha que prova, perante a empresa e perante a ACT, que a vigilância da saúde foi feita.

Parece simples, e a maior parte das vezes é. O problema aparece depois: onde é que ela fica, quem lhe acede e quanto tempo demoras a encontrá-la quando alguém a pede.

O que é a ficha de aptidão e para que serve

Depois de cada exame de admissão, periódico ou ocasional, o médico do trabalho preenche uma ficha de aptidão. Ela regista o resultado da avaliação e é dada a conhecer ao trabalhador e remetida ao responsável de recursos humanos e ao serviço de segurança e saúde no trabalho. É este documento, e não o processo clínico, que a empresa arquiva e que serve de prova de que cumpriu a obrigação de vigilância da saúde.

A base legal está na Lei n.º 102/2009, o regime jurídico da promoção da segurança e saúde no trabalho. É o artigo 110.º que define a ficha de aptidão, e o modelo atualmente em vigor é o aprovado pela Portaria n.º 71/2015, de 10 de março. É esta lei que obriga o empregador a assegurar exames de saúde aos trabalhadores e que atribui ao médico do trabalho a competência para declarar a aptidão. A ficha de aptidão é o resultado formal desse ato.

Os resultados possíveis

A ficha não é um sim ou não binário. O médico do trabalho pode declarar quatro situações distintas, e a diferença entre elas tem consequências práticas para a empresa.

Apto. O trabalhador pode desempenhar a função sem restrições.

Apto condicionalmente. Pode desempenhar a função, mas com restrições ou adaptações: um limite de horas, a dispensa de certas tarefas, o uso de determinado equipamento de proteção. A empresa tem de respeitar essas condições.

Inapto temporariamente. Naquele momento não pode desempenhar a função, mas a situação pode reverter. A ficha indica o caráter temporário e, quando aplicável, uma reavaliação futura.

Inapto definitivamente. Não pode desempenhar aquela função de forma duradoura. É a situação mais delicada, porque obriga a empresa a ponderar a reafetação do trabalhador.

O que a ficha não faz é explicar porquê. E é aqui que muita gente tropeça.

O que a ficha NÃO pode conter

A ficha de aptidão diz se o trabalhador está apto. Não diz de que sofre. A distinção é o coração do sigilo médico e não é negociável.

O diagnóstico, os resultados de análises, o historial clínico, os motivos de uma restrição: nada disso entra na ficha que a empresa recebe. Essa informação fica no processo clínico, sob responsabilidade do médico do trabalho, protegida pelo sigilo profissional. A empresa tem direito a saber que existe uma restrição e qual é o seu alcance prático. Não tem direito a saber a doença que a origina.

Na prática, isto significa que um serviço de medicina do trabalho tem de conseguir manter duas camadas: uma acessível ao cliente empregador, outra reservada ao médico. Um arquivo em papel numa gaveta comum não garante essa separação. Um sistema digital bem desenhado, sim.

A assinatura e a data

Um pormenor que invalida fichas: faltar a assinatura ou a data. A ficha de aptidão deve ser datada e assinada, e o trabalhador toma conhecimento do seu conteúdo. Sem estes elementos, o documento perde valor probatório. Numa inspeção, uma ficha sem data é quase o mesmo que não ter ficha.

Porque vale a pena digitalizar

Se as tuas fichas de aptidão vivem em pastas de arquivo, sabes o custo. Uma auditoria da ACT, o pedido de um cliente, uma dúvida sobre uma restrição antiga: cada um destes momentos vira uma caça ao papel.

Digitalizar resolve três coisas ao mesmo tempo. Encontras qualquer ficha em segundos, por trabalhador ou por empresa, em vez de vasculhar arquivos. Ganhas um histórico pesquisável, com a sequência de aptidões de cada pessoa ao longo dos anos. E ficas com tudo pronto para a ACT: quando a inspeção chega, exportas o que é preciso sem parar a operação.

Há ainda o ganho invisível, que é o mais importante: um sistema digital impõe a separação entre a ficha de aptidão e os dados clínicos por desenho, com controlo de acessos e registo de quem consulta cada processo. Deixa de depender da disciplina de quem arquiva.

Por onde começar

Não precisas de digitalizar dez anos de papel de uma vez. Começa pelas fichas novas: a partir de hoje, tudo entra em formato digital, assinado e datado, com o resultado bem tipificado. O histórico antigo migra depois, ao teu ritmo. O que importa é parar de acumular papel novo e garantir que cada ficha nova nasce já em conformidade.